Компания ООО «ГормолСнаб» - одно из ведущих предприятий Крыма. На сегодняшний день структура бизнеса многогранна и охватывает производство, реализацию молочной продукции оптом и в розницу. Производство выполняется ежедневно под заказы клиентов, количество оптовых клиентов около 5000, количество розничных точек – 20.
Территория сбыта продукции - Республика Крым.
Цели проекта:
1. Автоматизация бизнес-процессов:
- отдела производства – расчет себестоимости, учет расходных материалов и актуализация ежедневных объемов производства;
- отдела закупок – нерегламентированная закупка сырья в связи со спецификой деятельности;
- отдела продаж – организация работы торговых представителей и менеджеров колл-центра;
- отдела доставки – подбор автомобилей согласно габаритам и оптимального маршрута.
2. Перенос всего учета на новое современное программное обеспечение.
3. Организация работы торговых представителей.
4. Обеспечение инструментами сотрудников колл-центра для быстрого занесения данных в учетную систему.
5. Автоматизация складского учета:
- сокращение время отгрузки/приемки;
- снижение количества ошибок;
- сведение к минимуму человеческого фактора.
Решение задач:
После анализа бизнеса было выбрано следующее программное обеспечение:
- 1С: Комплексная автоматизация 2.5
- Агент Плюс: Мобильная торговля
Также была разработана схема бизнес-процессов в организации на новом ПО:
Автоматизация БП производства:
Учитывая специфику деятельности в программе 1С: КА было решено создавать документ Производства без заказа.
В документе указываются материалы и работы, используемые в производстве и продукция на выходе с распределением по долям стоимости.
Это необходимо для того что бы было возможно проводить документы Реализации в течение дня.
Изначально количество выпущенной продукции завышается примерно на 20%. Но в конце дня документ корректируется по факту реализаций и указывается расход материалов по спецификации. Реальные данные берутся из не типового отчета, сделанного специально под клиента.
Если производство не может обеспечить какие-либо заказы, тогда реализации корректируются операторами.
Автоматизация БП отдела закупок:
В данном бизнес-процессе было решено отказаться от документа Заказ поставщикам т.к. количество закупаемого сырья не регулируется в силу своей специфики.
Поэтому сотрудники осуществляют закупки с помощью документа Приобретение товаров
А потребность формируют по средней статистики исходя из отчета Динамика закупок предприятия.
Данный отчет показывает сумму закупок по номенклатуре за указанный период в разрезе всех поставщиков.
Автоматизация БП отдела продаж:
1. Организация работы торговых представителей:
Часть продаж выполняются торговыми представителями поэтому для работы внедрена программа Агент Плюс. ПО устанавливается на смартфон и с него заполняются документы Заказ клиента.
Подбор заказа в Агент Плюс:
Заказ в 1С:
После загрузки документ Заказ клиента в 1С он обрабатывается операторами и создаются документы Реализации товаров и услуг.
2. Обеспечение инструментами сотрудников колл-центра для быстрого занесения данных в учетную систему
Параллельно с этим продажи осуществляют сотрудники из колл-центра, они набивают документы Реализации товаров и услуг и подготавливают их к печати.
Было принято решение для колл-центра создавать документы Реализации товаров и услуг без Заказа клиента т.к. процедура в обработке Документы к оформлению занимает большое количество времени. Именно поэтому заблаговременно создается документ Производство без заказа который обеспечивает компанию остатками, чтобы проводить такую реализацию. Позже документ производства корректируется до реальных показателей.
После формирования документов Заказа клиента и Реализации товаров и услуг, а также после подтверждения отделом производства того что количество достаточно на остатках, формируется документ Задание на перевозку.
Документ делается на каждое транспортное средство. Заказы распределяются в зависимости от зоны доставки и габаритов автомобиля.
На этом же этапе печатаются документы в нескольких экземплярах и передаются вместе с экспедитором заказчику.
Есть несколько статусов Задания на перевозку:
- Формируется – набивается документ.
- К отгрузке – документ передается на склад.
- Отправлено – документ собран на складе и товар отправлен заказчику.
- Закрыто – товар доставлен, экспедитор вернул документы.
Автоматизация складского учета:
Склад автоматизирован по ордерной схеме. Это позволяет скрыть информацию о ценах товара для кладовщика, а также учитывать «товар в пути».
Склад автоматизирован по ордерной схеме. Это позволяет скрыть информацию о ценах товара для кладовщика, а также учитывать «товар в пути».
Кладовщик видит на своем рабочем месте документ Распоряжение на отгрузку (документ основание, например, Реализация) и создает на основании его Расходный ордер.
Расходный ордер кладовщиком набивается с помощью терминала сбора данных (ТСД), устройство которое отправляет документ с информацией о товаре в базу 1С.
На основе ордера печатаются накладные и другие необходимые документы.
Эта схема работает при отгрузке и при приемке товара.
Для всех сотрудников склада было проведено обучение по работе с приложением и устройством ТСД.
Дополнительная информация:
После того как реализация продукции будет подтверждена, а также подтверждено производство этой продукции, формируются документы ВЕТиС.
После отправляются контрагентам по ЭДО через 1С. На основе ТТН можно распечатать форму с подробной либо сокращённой информацией о продукции, и о производителе вместе с сгенерированным QR кодом, данный документ необходим для контролирующих органов.
Особенности проекта:
Во время реализации задач было принято решение доработать типовую конфигурацию учитывая специфику клиента, а именно был создан:
- Отчет для производства по количеству реализаций продукции.
- Дополнительные поля в типовых документах реализации и поступлений для содержания более полной информации об операции.
- Функционал группового заполнения ВСД и счетов-фактур в обработке ВЕТиС.
На 40% увеличилась скорость формирования заказов клиента.
2. Автоматизация бизнес-процессов торговых представителей и колл-центра увеличила продажи на 30% только в первые 3 месяца.
3. Новый регламент работы склада и доставки уменьшили время отгрузки и приемки товара в среднем на 50%.
4. Благодаря переходу на современное ПО, произвели интеграцию и настройку стабильной работы с сервисами Честный Знак, 1С-ЭДО, 1С-Отчетность, Агент Плюс, Клеверенс.
Параллельно провели 24 часа обучений сотрудников клиента и оказали 30 часов поддержки после внедрения.
